Gérer efficacement les membres d’une association est souvent une tâche fastidieuse : inscription, renouvellement, cotisations, suivi des événements… Heureusement, Odoo propose des modules polyvalents et une interface intuitive pour centraliser toutes ces tâches. Dans cet article, découvrez étape par étape comment configurer et utiliser Odoo pour la gestion des membres.
Prérequis
Avant de commencer, vous aurez besoin de :
- Modules nécessaires installés : « Membres » (Memberships) et « Événements ».
- Accès administrateur pour ajouter ou configurer ces modules cités.
- Liste des membres et des cotisations que vous souhaitez gérer.
Étape 1 : Installation des modules nécessaires
- Accédez à l’App Store d’Odoo :
- Connectez-vous à Odoo.
- Dans le menu principal, cliquez sur Applications.
- Recherchez les modules à installer :
- Dans la barre de recherche, saisissez Membres (Memberships) et cliquez sur Installer.
- Répétez pour le module Événements.
Étape 2 : Ajouter des membres et gérer leurs informations
- Accéder au module « Membres » :
- Depuis le tableau de bord, cliquez sur Membres.
- Ajouter un nouveau membre :
- Cliquez sur Nouveau.
- Renseignez les champs suivants :
- Nom complet.
- Coordonnées : adresse e-mail et numéro de téléphone.
- Type d’adhésion : actif, bienfaiteur, etc.
- Cliquez sur Enregistrer.
- Importer des membres existants :
- Si vous avez une liste de membres, utilisez l’option Importer pour ajouter en masse leurs données via un fichier Excel.
Étape 3 : Configurer et suivre les cotisations
- Définir les types de cotisations :
- Accédez à l’onglet Configuration > Produits d’adhésion dans le module Membres.
- Cliquez sur Nouveau pour ajouter une nouvelle cotisation :
- Nom : Cotisation annuelle ou mensuelle.
- Frais d’adhésion: Indiquez le tarif.
- Durée : Spécifiez la période de validité (par exemple, 1 an).
- Associer les cotisations aux membres :
- Dans la fiche membre, sélectionnez la cotisation correspondante en cliquant sur Acheter une adhésion.
- Suivre les paiements :
- Accédez au module Abonnements.
- Filtrez les paiements effectués et en attente.
- Configurez des rappels automatiques pour les cotisations en retard.
Étape 4 : Organiser des événements associatifs
- Créer un événement :
- Accédez au module Événements.
- Cliquez sur Créer et remplissez les champs :
- Nom de l’événement : Assemblée générale, réunion de bénévoles, etc.
- Date et lieu : Indiquez les détails pratiques.
- Description : Ajoutez un résumé.
- Gérer les inscriptions :
- Sur la page de l’événement, cliquez sur Participants pour suivre les inscriptions.
- Envoyez des rappels ou des informations supplémentaires par e-mail.
Étape 5 : Automatiser la communication
- Envoyer des e-mails aux membres :
- Depuis le module Membres, utilisez la fonction Envoyer un e-mail pour contacter un groupe spécifique (par exemple, les membres actifs).
- Créer des modèles d’e-mails :
- Dans les paramètres, configurez des modèles pour les rappels de paiement ou les invitations à des événements.
Étape 6 : Générer des rapports pour une meilleure gestion
- Accédez à la section « Rapports » :
- Dans le module « Membres », sélectionnez Analyse pour obtenir des données visuelles sur :
- Le nombre de membres actifs.
- Les cotisations collectées.
- La participation aux événements.
- Dans le module « Membres », sélectionnez Analyse pour obtenir des données visuelles sur :
- Exporter les rapports :
- Téléchargez les données au format Excel ou PDF pour les partager avec votre équipe.
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