Odoo 17 offre des outils de gestion puissants qui permettent aux entreprises de centraliser et automatiser leurs opérations. Cependant, la gestion de grandes quantités de données nécessite souvent des modifications de groupe, comme mettre à jour des statuts, appliquer des modifications tarifaires, ou assigner des tâches. Heureusement, Odoo propose plusieurs méthodes pour modifier efficacement des enregistrements en masse. Voici un guide pratique pour vous aider à accomplir ces modifications en toute simplicité dans Odoo 17.
Pourquoi modifier des enregistrements en masse ?
Les modifications en masse sont particulièrement utiles dans plusieurs cas de figure :
- Mises à jour de statut : Par exemple, lors de changements de processus ou d’avancements de projets, il peut être nécessaire de modifier les statuts de multiples enregistrements.
- Révisions tarifaires : Si les prix de certains articles ou services évoluent, il est plus efficace de les mettre à jour en bloc.
- Re-assignations et groupements : En cas de changements dans les équipes, réassigner des tâches en masse peut être une solution rapide.
- Corrections de données : Les erreurs dans les données sont inévitables et peuvent nécessiter des ajustements rapides sur de nombreux enregistrements.
Méthodes pour modifier des enregistrements en masse dans Odoo 17
Voyons maintenant les différentes méthodes pour appliquer des modifications de groupe dans Odoo 17.
Utiliser la vue liste avec la sélection multiple
Odoo 17 permet de modifier plusieurs enregistrements à la fois grâce à la vue liste, où les enregistrements sont présentés sous forme de tableau.
- Accédez à la vue liste : Rendez-vous dans le module concerné (par exemple, Contacts, Factures, Produits).
- Appliquez des filtres : utilisez des filtres pour affiner votre recherche et afficher uniquement les enregistrements à modifier.
- Sélectionnez les enregistrements : Cochez les cases à côté des enregistrements que vous souhaitez modifier.
- Modifiez un seul enregistrement : changer le statut ou modifier le responsable d’un projet
- Applique la modification: À la sauvegarde, un pop-up s’affiche pour demander si la modification doit être appliquée à tous les enregistrements sélectionnés.
La sélection multiple avec action en masse est idéale pour des modifications simples, comme changer un statut ou attribuer un responsable.
Modifier en masse via import/export Excel ou CSV
Si vous devez effectuer des changements plus complexes, Odoo permet d’exporter les enregistrements vers Excel ou CSV, puis de les réimporter après modification.
- Exporter les enregistrements : Allez dans la vue liste et appliquez les filtres nécessaires pour afficher uniquement les enregistrements souhaités. Utilisez le bouton Favoris > Exporter pour exporter les données dans un fichier CSV ou Excel. Sélectionnez uniquement les champs que vous voulez modifier.
- Modifier le fichier dans Excel : Ouvrez le fichier dans un tableur (Excel, Google Sheets) et effectuez les modifications nécessaires sur les colonnes souhaitées.
- Réimporter le fichier : De retour dans Odoo, allez dans Favoris > Importer pour téléverser le fichier modifié. Assurez-vous que les colonnes sont correctement mappées aux champs d’Odoo.
Cette méthode est idéale pour les mises à jour en masse plus complexes ou lorsque vous souhaitez modifier plusieurs champs pour chaque enregistrement.
Gérer des modifications automatiques et/ou récurrentes sur Odoo
Pour des modifications automatiques et récurrentes, Odoo 17 propose des actions planifiées et automatisées via le module Studio (ou la configuration d’automatisations si vous avez des compétences techniques).
- Configurer une action automatisée : Dans le mode développeur> paramètres> techniques >règles d’automatisation , vous pouvez configurer une règle automatisée pour appliquer une action en fonction de certains critères. Pour chaque action automatisée que vous créez, il faut définir les éléments suivants : le Modèle, le Déclencheur, Appliquer sur et l’Action.(par exemple dans la capture, c’est l’assignation automatique un projet à un responsable à la création ).
- Utiliser les actions planifiées : Dans le mode développeur> paramètres> techniques >règles d’automatisation, Effectuer des actions récurrentes sur des modèles pour automatiser des changements réguliers. Par exemple, une action programmée peut être configurée pour mettre à jour automatiquement un champ pour tous les enregistrements chaque semaine. (Exemple : annuler chaque jour les demandes de congés qui n’ont pas été validées par le responsable.)
Ces automatisations sont parfaites pour les modifications de groupe qui suivent des règles ou des déclencheurs précis. Par exemple, réinitialiser un champ chaque mois ou archiver automatiquement les enregistrements inactifs après une période définie.
Conseils pour une gestion efficace des modifications en masse
- Sauvegardez vos données : Avant toute modification en masse, faites une sauvegarde de votre base de données pour prévenir toute perte accidentelle.
- Testez en environnement de développement : Si possible, effectuez les modifications d’abord dans un environnement de développement pour vérifier les effets.
- Documentez les changements : Tenez un journal des modifications effectuées pour référence future.
- Utilisez les permissions : Limitez l’accès aux fonctionnalités de modification en masse aux utilisateurs habilités pour éviter les erreurs accidentelles.
En conclusion, Odoo 17 offre plusieurs méthodes pour modifier les enregistrements en masse, allant des options simples d’interface utilisateur aux automatisations. En choisissant la méthode la plus adaptée à vos besoins, vous pouvez non seulement gagner du temps, mais aussi garantir la cohérence et la précision de vos données. En suivant ces pratiques, vous pourrez facilement gérer de grandes quantités de données tout en optimisant l’efficacité de votre système Odoo. On est à votre disposition pour vous accompagner dans la modification en masse de vos données, afin de vous faire gagner un temps précieux.
