La gestion documentaire est un enjeu essentiel pour toute entreprise qui souhaite centraliser ses fichiers, assurer un suivi rigoureux et simplifier la collaboration. Avec le module Documents d’Odoo, il est possible de stocker, organiser et partager des documents internes ou externes (contrats, factures, devis, documents RH, etc.) en toute sécurité.
De plus, grâce au portail client, les entreprises peuvent offrir à leurs clients un accès direct et sécurisé aux documents qui les concernent, sans avoir à les envoyer systématiquement par email.
Fonctionnalités du module Odoo Documents
- Centralisation et organisation des fichiers
Importez vos fichiers (PDF, images, contrats, etc.) et classez-les par dossiers collaboratifs (par projet, service, type de document). Chaque fichier peut être lié à une opération spécifique (facture, commande, projet, tâche). - Droits d’accès et partage interne
Définissez précisément quels utilisateurs ou services ont accès aux documents, avec des permissions adaptées. - Partage externe simplifié
Partagez un document via un lien sécurisé ou par email, sans avoir à gérer d’envois multiples de pièces jointes.
Processus de partage d’un document dans Odoo
1. Accéder au module Documents
- Rendez-vous dans le module Documents depuis le tableau de bord Odoo.
- Naviguez dans vos dossiers ou recherchez directement le fichier à partager.
2. Sélectionner le document et choisir l’option de partage
- Cliquez sur le document concerné (ex. facture, contrat, rapport).
- Cliquez sur le bouton partager
- Un pop-up s’ouvre et permet de configurer les options de partage
Dans le panneau latéral, plusieurs choix sont possibles :
- Ajouter le nom des contacts avec qui partager le document
- Définir leur rôle sur le fichier : visionneur ou éditeur
- Choisir si vous souhaitez notifier les personnes ou non
- Ajouter un message d’accompagnement pour introduire le document partagé
3. Suivi et notifications
- Les destinataires reçoivent une notification ou un email selon le mode de partage choisi.
- L’historique du document (partages, validations, modifications) peut être consulté dans Odoo.
Vue portail des documents par les clients
1. Activer le portail client
- Dans le module Contacts, ouvrez la fiche client.
- Cliquez sur l’engrenage puis le bouton donner l’accès au portail
- Cliquez sur le bouton “Donner l’accès”
- Le client reçoit un email pour créer son login et son mot de passe pour se connecter à son espace
2. Espace Client
Une fois connecté, le client accède à la section Mon compte, puis au bloc Documents
- Vue sur les documents partagés
3. Avantages du portail client
- Gain de temps pour vos clients et vos équipes internes
- Accès permanent et sécurisé aux documents
- Réduction des échanges d’emails et des pertes de fichiers
- Amélioration de l’expérience client grâce à la transparence
Conclusion
Avec Odoo, le partage de documents devient un levier de collaboration fluide et de communication transparente. Le module Documents, combiné au portail client, permet de centraliser les fichiers, de sécuriser leur accès et de simplifier leur diffusion.
Que ce soit pour un suivi administratif, commercial ou RH, cette solution apporte efficacité et professionnalisme dans la gestion documentaire.
