La gestion des services sur site peut être un défi, mais avec Odoo, il devient simple d’organiser vos interventions, de suivre les performances et de facturer efficacement vos clients. Ce guide vous accompagne pas à pas dans la mise en place de ces fonctionnalités.
Prérequis
Avant de commencer, assurez-vous que les conditions suivantes sont remplies :
- Module Service sur site activé : Ce module est essentiel pour gérer les interventions sur le terrain.
- Équipes configurées : Ajoutez les profils des techniciens ou collaborateurs.
- Produits ou services définis : Configurez les produits ou services utilisés lors des interventions, avec des paramètres permettant la facturation.
Étape 1 : Activer le module Service sur site
- Connectez-vous à votre instance Odoo.
- Accédez au menu Applications depuis le tableau de bord.
- Recherchez le module Service sur site et cliquez sur Installer.
Étape 2 : Ajouter des profils techniciens ou autres
1. Accédez au module « Employés » :Allez dans le module Employés depuis le tableau de bord.
2. Sélectionnez ou créez un employé :Cliquez sur un employé existant dans la liste ou cliquez sur Créer pour en ajouter un nouveau.
3. Remplissez les informations de l’employé :Saisissez les informations personnelles et professionnelles telles que le nom, lle département, l’adresse e-mail, sans oublier le poste
Étape 3 : Configurer les services sur site
- Allez dans le module Inventaire ou Ventes, puis sélectionnez le menu Produits > Produits.
- Ouvrez la fiche produit de votre service, ou créez un nouveau produit.
- Dans l’onglet Général, cochez l’option Peut être vendu et sélectionnez Service comme type de produit.
- Sous l’onglet Informations générales, activez Planifier des services.
- Enregistrez les modifications.
Étape 4 : Planifier une intervention
- Rendez-vous dans le module Service sur site,
- Cliquez sur Nouveau pour ajouter une nouvelle intervention.
- Remplissez les informations nécessaires :
- Client : Sélectionnez le client concerné.
- Nom: Indiquez le produit ou service à effectuer.
- Sauvegardez et validez la tâche.
Étape 5 : Suivre l’avancement
- Depuis le tableau de bord du module Services Sur site, visualisez les interventions planifiées.
- Utilisez les vues Kanban ou Gantt pour un aperçu clair des tâches à effectuer.
- Une fois une intervention terminée, marquez-la comme Fait et ajoutez un compte-rendu.
Étape 6 : Gérer la facturation des services sur site
Une fois l’intervention sur site terminée, vous pouvez facilement générer une facture en quelques clics pour garantir une gestion claire et rapide de votre comptabilité.
- Ajouter le temps passé :
- Une fois l’intervention terminée, ouvrez la fiche de la tâche correspondante dans le module Services sur site.
- Cliquez sur l’onglet Feuilles de temps.
- Ajoutez le temps passé par le collaborateur en indiquant la durée exacte.
- Marquer comme fait :
- Une fois le temps renseigné, cliquez sur le bouton Marquer comme fait. Cela permet de valider l’intervention et de la considérer comme terminée.
- Créer une facture :
- Après avoir marqué la tâche comme terminée, un bouton Créer une facture apparaîtra sur la fiche de l’intervention.
- Cliquez sur ce bouton. Une fenêtre de confirmation s’ouvre avec les informations du client, du service, et des données de facturation (comme le temps passé ou le tarif préalablement défini).
- Validez pour générer la facture.
- Accéder à la facture :
- La facture créée sera automatiquement liée à l’intervention et au service vendu. Vous pouvez la retrouver dans le module Facturation ou directement depuis la fiche de l’intervention.
Vérification de la liaison entre service et facture
- Ouvrez la facture générée et vérifiez que le produit/service lié est bien mentionné, ainsi que le temps facturé.
- Cette liaison garantit que chaque intervention est correctement associée au service facturé, offrant une transparence totale.
En suivant cette étape, vous assurez une transition fluide entre la réalisation du service et sa facturation, renforçant ainsi votre processus administratif et financier.
Améliorez l’efficacité de vos services sur site dès aujourd’hui
Avec Odoo, gérer vos services sur site n’a jamais été aussi simple, depuis la planification des interventions jusqu’à leur facturation automatisée. Ce processus complet garantit une organisation optimale, une meilleure satisfaction client et un suivi précis des performances tout en simplifiant votre administration financière.
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