L’ERP au service des Instances Représentative du Personnel (IRP)
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L’ERP au service des Instances Représentative du Personnel (IRP)

Les programmes de traitement basiques comme Excel ou Word ne suffisent plus pour gérer les innombrables tâches que les IRP doivent effectuer. C’est précisément dans ce contexte que l’ERP ou « Enterprise Ressource Planning » a été très vite adopté comme la solution adéquate aux problématiques d’organisation et de suivi CE.

Cette nomenclature ne vous dit rien du tout ! Membres CSE et salariés responsables, les paragraphes suivants vont vous éclaircir sur cette solution révolutionnaire qui est en train de changer votre monde.

Historique sur le concept des ERP

Le terme « ERP » est un acronyme anglophone venant tout droit des Etats-Unis. En France, son équivalent est le PGI ou « Programme de Gestion Intégré ». Dans les détails, il s’agit d’un système bien complexe qui s’adapte à diverses utilisations. Dans le cadre des IRPs, cette technologie facilite les procédures administratives et différentes attributions du CSE.

L’ERP permet, entre autre, aux CSE de centraliser toutes les informations issues de :

  • La gestion des ouvrants-droit
  • L’administration des avantages salariés
  • L’alimentation de la boutique CSE et distribution
  • Le suivi comptable de tous les posts budgétaires
  • L’organisation des ASC (Activités Sociales et Culturelles)
Plus besoin de gérer les tâches et flux d’informations sur plusieurs documents, un ERP permet de tout gérer à partir d’une interface unique, en toute simplicité.

Pourquoi mettre en place un ERP pour son Comité Social et Économique ?

L’implication de la technologie ERP dans l’environnement des CSE représente une des avancées majeures dans la digitalisation de l’institution.

Une solution de communication et de gestion adaptable

ERP. Pour le CSE qui doit gérer plusieurs fiches “salariés”, l’administration des flux d’information en temps réel n’en sera que plus simple.

Côté diffusion, la gestion des droits d’accès peut-être simplifiée selon le besoin. Un seul envoi suffit pour communiquer une information à tout le monde plutôt que d’effectuer un multi-envoi.

L’ERP est un bijoux révolutionnaire pour gérer différents flux d’information. Cette technologie peut alléger grandement le poids des tâches comptables grâces à des interfaces dédiées et simplifiées.

Un ERP aide à la suppression de “l’effet spaghetti” lié aux applications entremêlées.

Processus d’utilisation et formation simplifié

Un ERP personnalisé est associé à un mode d’apprentissage intuitif, ce qui permet aux utilisateurs de se familiariser facilement avec les différentes fonctionnalités.

En mode connecté, il est possible d’obtenir un accompagnement en ligne pour échanger directement avec un expert sur d’éventuels blocages ou alors des besoins spécifiques de développement. De plus, au fait que les fonctionnalités installées expriment directement les besoins du CSE, un temps de formation plus court est à la clé.

Un historique des modifications

La traçabilité de toutes les actions au sein du Comité Social et Économique garantit la sauvegarde des informations. Il devient ainsi plus facile de suivre et de structurer les tâches (suivi remboursement, inscription et paiement, participation événementielle, etc.).

Economies et coûts de maintenance

L’ensemble de la structure d’un PGI est généralement prise en compte par un fournisseur direct. Dans le cas d’APPWORK, nous avons une cellule back-office dédiée qui se charge de mettre à jour et de veiller au bon fonctionnement de chaque fonctionnalité. Ainsi, le CSE n’a plus à prévoir des frais supplémentaires pour l’entretien et le suivi de leurs outils.

Sécurité et accessibilité

Une solution ERP est accessible sur le Web et depuis les terminaux mobiles. Les utilisateurs peuvent se connecter en tout temps, et ce quelle que soit leur localisation géographique. Aussi, le CSE n’a plus qu’à créer des comptes pour ses bénéficiaires qui vont accéder à une base de données commune.

Par ailleurs, la configuration d’un logiciel ERP est soumise à un protocol de sécurité indépendant. Les données enregistrées sont sauvegardées continuellement et les modifications sont prises en compte automatiquement évitant ainsi les erreurs de saisie et d’utilisation.

ERP et CSE : une technologie unique pour une solution unique

Comprenant les détails sur les contraintes que les membres CSE et salariés doivent faire face au quotidien, APPWORK s’est appuyé sur le « numéro 1 » du marché de l’ERP Open source : ODOO.  La technologie à plus de 2 000 000 d’utilisateurs a été ainsi adapté aux besoins des CSE.

Une approche métier axée sur expérience utilisateur

La transition à l’usage d’une nouvelle technologie n’est jamais chose aisée. Une parfaite maîtrise des enjeux du digital, du milieu des Comités Social et Économique ainsi que la compréhension du train de vie des salariés sont de rigueur.

Un audit préalable sur l’environnement et les besoins des CSE

Les équipes APPWORK ont passées deux ans en développement spécifique afin d’offrir aux utilisateurs un environnement technologique adapté uniquement à leur besoin. Ainsi, nous avons pu ajouter une ergonomie et une simplicité propre à nos solutions. Cette expérience utilisateur unique a été possible grâce à des milliers de rendez-vous organisés, des échanges avec des

Un Géant de l’ère numérique en appui

L’adaptation de la technologie des ERPs aux contraintes des salariés et des CSE sur APPWORK a été surtout possible grâce à l’expertise de notre Groupe International ARKEUP et aux expériences inestimables de nos consultants.

Le PGI en évolution directe avec la mobilité

Une solution de gestion efficace se doit d’être accessible en tout temps et à n’importe quel moment. Les responsables des IRP (Instances Représentatives du Personnel) doivent pouvoir garder un point de repère sur chaque aspect comptable de l’institution, les évènements organisés, les nouvelles implémentations d’offre, etc.

Il devient ainsi naturel de rendre les informations de l’ERP consultable sur les terminaux mobiles, comme avec une application mobile CE. C’est un levier efficace permettant aux CSE de garder une réactivité sur les prises de décision en recevant directement des alertes ; le tout en évitant les erreurs de saisie et perte de temps.

Implémentation d’un ERP au sein du CSE : l’offre phare chez APPWORK !

La tarification de l’intégration d’un PGI est actuellement l’un des points majeurs bloquant les CSE d’en profiter pleinement. Avec les autres posts budgétaires à considérer avec d’autres partenaires, il devient quasiment impensable d’avoir une solution ERP digne de ce nom.

C’est ce pourquoi APPWORK a fait le choix de mettre cette technologie au cœur même de son Pack complet pour les CSE. Moins de division budgétaire, moins d’incohérence au niveau des flux d’information et plus d’efficacité dans la gestion des différentes attributions.

En conclusion…

L’implantation d’un ERP en tant que système de gestion se démocratise chez les CSE. Néanmoins, sa mise en place doit impérativement être faite par des experts. Revoir l’ensemble du système d’information, s’adapter à de nouveaux usages et former ses collaborateurs sur de nouvelles interfaces nécessitent un accompagnement et une communication sur mesure. En tout cas, avec le digital en pleine expansion, il est bel et bien grand temps d’adopter une solution performante pour optimiser la gestion de l’unique instance représentative du personnel.

Un ERP aide à la suppression de “l’effet spaghetti” lié aux applications entremêlées.