Quelles sont les activités sociales et culturelles à mettre en avant ?
Répondre à cette question revient à connaître les préférences et les besoins des salariés. Pour ce faire, rien de mieux que de demander directement aux bénéficiaires. Les élus du personnel peuvent par exemple, établir un sondage personnalisé ou un questionnaire pour établir une liste des activités sociales et culturelles à prendre en compte. Celle-ci sera ensuite filtrée par les disponibilités du comité d’entreprise et du marché.
Quel processus mettre en place pour le choix des ASC ?
Le nombre d’activités à gérer et les investissements associés dépendent de chaque CSE. Une fois la liste des ASC établie, une méthode de gestion et de suivi est indispensable pour avoir une vision globale sur les dépenses et l’efficacité de chaque décision.
Ce mode d’organisation centralisé va permettre aux élus CSE d’assurer la transparence des actions et valider leur mise en place. Le comité d’entreprise peut mettre en place une « commission des ASC » dont l’équipe qui exécute les tâches. Celle-ci présélectionne les prestataires, négocie directement avec les fournisseurs et lance les appels d’offres tout en respectant le montant maximal attribué à l’activité.
Choix des ASC avec un prestataire
Certains CSE désigne un responsable pour chaque tranche d’activité : billetterie, voyage, etc. D’autres choisissent des prestataires uniques dans le choix des ASC et communiquent par le biais d’un interlocuteur.
Comment le CSE doit-il arbitrer les ASC sélectionnées ?
Les membres du CSE peuvent mettre à jour annuellement les politiques sociales du comité d’entreprise. Certaines catégories de dépense comme celle associée aux fêtes de fin d’année ou aux chèques cadeaux sont souvent permanentes.
C’est dans cette partie de l’organisation que l’institution peut intégrer de nouvelles priorités/demandes, suspendre des activités ou changer de prestataire pour le choix des ASC.
Pourquoi établir un cahier des charges ?
Renouveler un contrat avec un fournisseur et organiser des voyages pour une cinquantaine de personnes sont des tâches qui doivent être préparées en amont.
Le cahier de charge est un document écrit fixant les modalités de l’achat de prestation dédié à l’organisation des ASC. Il permet de concilier les offres du marché convenant aux besoins et au budget du CE. Ainsi, il sera plus facile de produire et de lancer les appels d’offres. Le responsable CSE peut s’appuyer sur différents catalogues, s’informer directement sur Internet ou contacter d’autres CSE avant d’établir le cahier des charges à présenter aux différents prestataires.
Comment être sûr de la présentation de ses besoins ?
Pour avoir plus d’assurance dans la production du document ou en cas de doute, il est conseillé de faire appel à des consultants indépendants. Une des erreurs à éviter serait de présenter ses budgets du comité social et économique aux fournisseurs pour qu’ils personnalisent leurs offres en fonction. Il vaut mieux être précis dans ses besoins et comparer différents devis.
